Outlook sähköpostiohjelmann käyttö näppäimistöllä
Yleistä
Outlook on Microsoftin sähköpostiohjelma. Se on maksullinen ja kuuluu Microsoftin yrityskäyttöön suunnattuihin Office-paketteihin sekä Microsoftin 365 palvelupaketteihin. Välttämättä kaikki tämän ohjeen toiminnot eivät toimi vanhemmissa Outlookin versioissa.
Tässä ohjeessa on käytetty näppäinkomennoissa näppäinten suomenkielisiä nimiä, mikäli sellainen on. Näppäinten englanninkieliset vastineet löytyvät tämän ohjeen pikanäppäimiä osasta. Control näppäin on lyhennetty yleisesti käytettyyn muotoon Ctrl.
Viestien lukeminen
Kun avaat Outlookin avautuu se oletuksena saapuneet kansioon. Mikäli järjestystä ei ole muutettu on uusin viesti ylimpänä. Voit liikkua viestiluettelossa nuoli ylös/alas näppäimillä. Kun olet viestin kohdalla, jonka haluat lukea, saat sen avattua painamalla Enter -näppäintä. Kun viesti on auki voit lukea sitä nuoli ylös/alas -näppäimillä. Viestin saat suljettua painamalla Esc -näppäintä.
Uuden viestin luominen
Kun haluat lähettää viestin paina Ctrl+n, avautuu viestin luomisikkuna ja olet vastaanottaja kentässä. Kirjoita vastaanottajan sähköpostiosoite. Kun kirjoitat osoitetta saattaa ehdottaa osoitetta, jos kuulet sen olevan oikea, ei tarvitse kirjoittaa loppuun vaan Sarkainta painamalla osoite täydentyy automaattisesti kenttään. Mikäli haluat lisätä kenttään useamman vastaanottajan paina jokaisen välissä puolipiste erottamaan ne toisistaan. Kun osoite on valmis paina Sarkainta ja pääset seuraavaan kenttään, joka yleensä on ”Kopio”, tähän voisi kirjoittaa sen henkilön osoitteen kenelle haluaisi viestistä lähettää kopion, toimii ehdotusten osalta samoin kuin vastaanottajakenttäkin. Tästä pääsee seuraavaan kenttään painamalla jälleen Sarkain -näppäintä. Kun tulet aihe -kenttään, kirjoita siihen viestin aihe ja paina sen jälkeen Sarkainta ja pääset itse viesti -kenttään. Kirjoita haluamasi viesti ja kun valmis saat lähetettyä viestin painamalla Ctrl + Enter ja viesti lähtee. HUOM! Kun lähetät saattaa Outlook kysyä, haluatko käyttää tätä näppäinyhdistelmää viestien lähettämiseen. Paina tässä ensin Sarkainta niin monta kertaa, että tulet valintaruudun kohtaan ”Älä näytä tätä ilmoitusta uudestaan” ja paina siinä Välilyönti valitaksesi sen. Sen jälkeen siirry Sarkaimella ”Kyllä” -painikkeen kohdalle ja paina Enter. Jatkossa tätä vahvistusta ei enää kysytä. Mikäli haluat, että kysymys tulee aina, elä rastita tuota valintaa vaan valitse suoraan kyllä.
Liitteen lisääminen lähetettävään viestiin
Kun haluat lisätä liitetiedoston tekeillä olevaan sähköpostiviestiin, paina missä kohden tahansa viestin luomista alt+l, a, ä. Avautuu näkymä, missä voit valita viimeksi käsitellyistä tiedostoista haluamasi liitteen. Jos listassa on haluamasi tiedosto paina sen kohdalla Enter ja liite lisätään viestiin. Mikäli haluamasi tiedosto ei ole luettelossa paina s -kirjainta a tai Nuolta ylös, kunnes tulet ”Selaa tietokoneesta…” tekstin kohdalle ja paina sen kohdalla Enter. Nyt avautuu normaali tiedostonhallintaikkuna ja kohdistus on tiedoston nimi kentän kohdalla. Paina Vaihto + Sarkainta kaksi kertaa ja olet tiedosto/kansio luettelossa. Mikäli tässä ei näy kansioita/tiedostoja paina vielä Vaihto + Sarkainta kunnes pääset puunäkymään. Liiku puunäkymässä nuolilla, kunnes tulet haluamasi kansion kohdalle, esim. tiedostot, ja paina enter. Paina seuraavaksi sarkainta ja näet tiedostokansion sisällön.
Nyt voit etsiä haluamasi tiedoston, voit selata luetteloa nuolilla tai tiedoston/kansion etukirjaimella. Jos luettelossa on kansioita, pääset tutkimaan sen sisältöä painamalla Enter. Jos haluat palata takaisin edelliseen kansioon paina Askelpalautinta eli Backspacea).
Kun olet löytänyt haluamasi tiedoston paina sen kohdalla Enter ja tiedosto lisätään viestin liitteeksi.
Viestiin vastaaminen
Kun haluat vastata tulleeseen viestiin sen lähettäjälle, paina sen kohdalla viestiluettelossa tai avoimessa viestissä Ctrl + r. Nyt avautuu viestin luonti-ikkuna ja kohdistus menee suoraan viestikenttään ylimmälle riville. Outlook lisää automaattisesti vastaanottajan ja aiheen sekä jättää alkuperäisen viestin tekstin viestikenttään. Voit nyt suoraan kirjoittaa haluamasi viestin ja kun se on valmis, saat lähetettyä sen painamalla Ctrl + Enter. Mikäli haluat poistaa alkuperäisen viestin tekstin, tee se ennen kuin kirjoitat oman vastauksesi. Valitse teksti ensin painamalla Ctrl + a ja sen jälkeen Del-näppäintä.
Vastaa kaikille toiminto
Saapuneessa viestissä voi olla useita vastaanottajia, jos haluat vastata niin, että kaikki saavat vastauksesi paina sen kohdalla viestiluettelossa tai avoimessa viestissä Ctrl + Vaihto + r. Nyt avautuu viestin luonti-ikkuna ja kohdistus menee suoraan viestikenttään. Outlook lisää automaattisesti kaikki alkuperäisen viestin osalliset vastaanottajiksi ja lisää myös viestin aiheen sekä alkuperäisen viestin tekstin. Voit suoraan kirjoittaa viestin ja kun olet valmis, saat lähetettyä sen painamalla Ctrl + Enter. Mikäli haluat poistaa alkuperäisen viestin tekstin, tee se ennen kuin kirjoitat oman vastauksesi. Valitse teksti ensin painamalla Ctrl + a ja sen jälkeen Del-näppäintä.
Viestin poistaminen
Kun olet viestiluettelossa, saat poistettua viestin painamalla Ctrl + d (myös Del toimii). Näin viesti siirtyy poistetut/roskakori -kansioon. Mikäli haluat poistaa viestin suoraan pysyvästi paina Vaihto + Del. Outlook varoittaa, että ”kohde poistetaan pysyvästi, haluatko jatkaa”. Oletuksena kohdalla on ”Kyllä” -painike, näin Enter poistaa viestin. Mikäli et haluakaan poistaa viestiä pääset ”Ei” -painikkeen kohdalle painamalla nuolta oikealle ja Enter sen kohdalla peruuttaa poiston.
Avoinna olevan viestin saa poistettua painamalla Ctrl + d, jolloin viesti siirtyy roskakori/poistetut kansioon.
viestin edelleen lähettäminen
Saat lähetettyä viestin eteenpäin toiselle vastaanottajalle painamalla sen kohdalla viestiluettelossa tai avoimessa viestissä Ctrl + f. Tulet vastaanottajakenttään ja voit kirjoittaa vastaanottajat samalla tavoin kuin uutta viestiä luotaessa. Kun olet lisännyt vastaanottajan(t) voit halutessasi lähettää viestin heti tai siirtyä aihekenttään painamalla muutaman kerran Sarkain-näppäintä. Mikäli valmiina oleva aihe kelpaa, pääset viestikenttään painamalla Sarkainta. Voit halutessasi kirjoittaa jotain saatesanoiksi tai muokata alkuperäistä viestiä. Viesti lähtee painamalla Ctrl + Enter.
Viestikansioiden välillä liikkuminen
Viestikansiosta toiseen voi Outlookissa siirtyä usealla eri tavalla. Helpoin tämä on tehdä niin, että painaa näppäinkomentoa Ctrl + y, siirtyy avautuvassa luettelossa nuolilla tai kansion etukirjaimella sen kohdalle ja painaa Enter. Nyt siirrytään kyseisen kansion viesteihin. Kansioluettelo on ns. puunäkymä, eli osa kansioista voi olla pois näkyvistä. Mikäli et suoraan löydä etsimääsi kansiota, tarkista että kaikki oksat ovat avoinna. Mikäli kuulet kansion tai sähköpostitilin nimen kohdalla ”Suljettu” paina sen kohdalla Nuoli oikealle, jolloin haara aukeaa.
Toinen tapa siirtyä kansioihin on painaa näppäinkomentoa Ctrl + Vaihto + Sarkain. Kun on siirtynyt postikansioiden puunäkymään voi siellä liikkua Nuolilla tai etukirjaimella, aivan samoin kuin yllä.
Vinkki! Pääset helposti oletustilin Saapuneet kansioon painamalla Ctrl + Vaihto + i.
Vinkki2! Pääset nopeasti takaisin kansioon, josta siirryit painamalla Alt + Nuoli vasen ja takaisin painamalla Alt + Nuoli oikealle. Jos siis siirryit ensin Saapuneet kansiosta Roskaposti-kansioon, vie Alt + Nuoli vasemmalle takaisin saapuneet kansioon ja tämän jälkeen Alt + Nuoli oikealle takasin Roskaposti-kansioon.
Uuden kansion luominen
Siirry ensin kansioluetteloon painamalla Ctrl + Vaihto + Sarkain. Siirry nuolilla tai etukirjaimella sen kansion kohdalle, jonka alikansioksi haluat uuden kansion luoda. Jos haluat sen samalle tasolle kuin saapuneet mene tilin nimen kohdalle. Paina Sovellusnäppäintä, jos sitä ei ole, paina Vaihto + F10. Etsi avautuvasta valikosta "Uusi kansio" ja paina Enter. Kirjoita kansiolle haluamasi nimi ja paina Enter. Nyt kansio on luotu ja ilmestyy kansioluetteloon valitsemasi kansion alikansioksi.
Viestikansion poistaminen
Siirry kansioluetteloon painamalla Ctrl + Vaihto + Sarkain. Etsi Nuolilla tai kansion nimen etukirjaimella kansio, jonka haluat poistaa. Paina sen kohdalla Sovellus-näppäintä, tai Vaihto + f10, ja etsi nuolilla valikosta ”Poista kansio” ja paina Enter. Saat vahvistuskysymyksen ”Siirretäänkö kansio poistetut kansioon”. Kyllä vaihtoehto on oletuksena kohdalla, joten Enter poistaa kansion. Mikäli et haluakaan poistaa paina Nuoli oikealle siirtyäksesi ”Ei” painikkeeseen ja Enter sen kohdalla peruuttaa poiston.
Viestin kopiointi toiseen kansioon
Siirry viestiluettelossa sen viestin kohdalle, jonka haluat kopioida toiseen kansioon. (Viesti voi olla myös avattu) Paina sen kohdalla Ctrl + Vaihto + y. Nyt avautuu luettelo kansioista, etsi haluamasi kansio Nuoli ylös/alas näppäimillä tai kansion etukirjaimella. Kun olet sen kansion kohdalla, jonne haluat viestin kopioida paina Enter ja viesti kopioituu kyseiseen kansioon.
HUOM! Kansioluettelo on ns. puunäkymä, eli osa kansioista voi olla pois näkyvistä. Mikäli et suoraan löydä etsimääsi kansiota, tarkista että kaikki oksat ovat avoinna. Mikäli kuulet kansion tai sähköpostitilin nimen kohdalla ”Suljettu” paina sen kohdalla Nuoli oikealle, jolloin haara aukeaa.
Viestin siirtäminen Toiseen kansioon
Siirry viestiluettelossa sen viestin kohdalle, jonka haluat siirtää toiseen kansioon. (Viesti voi olla myös avattu) Paina sen kohdalla Ctrl + Vaihto + v. Nyt avautuu luettelo kansioista, etsi haluamasi kansio Nuoli ylös/alas näppäimillä tai kansion etukirjaimella. Kun olet sen kansion kohdalla, jonne haluat viestin siirtää paina Enter ja viesti siirtyy kyseiseen kansioon. Mikäli viesti oli avattuna, palaat viestiluetteloon.
HUOM! Kansioluettelo on ns. puunäkymä, eli osa kansioista voi olla pois näkyvistä. Mikäli et suoraan löydä etsimääsi kansiota, tarkista että kaikki oksat ovat avoinna. Mikäli kuulet kansion tai sähköpostitilin nimen kohdalla ”Suljettu” paina sen kohdalla Nuoli oikealle, jolloin haara aukeaa.
Usean viestin siirtäminen tai kopiointi toiseen kansioon
Voit siirtää tai kopioida kerralla useita viestejä. Ensin pitää valita halutut viestit, mikäli ne ovat viestiluettelossa peräkkäin, voit painaa ensimmäisen kohdalla Vaihto -näppäimen pohjaan ja sen jälkeen se pohjassa siirtyä Nuoli -näppäimillä viimeisen halutun viestin kohdalle. Seuraavaksi voit siirtää (Ctrl + Vaihto + v) tai kopioida (Ctrl + Vaihto + y) viestit halutun toiminnon näppäinkomennolla.
Mikäli viestit eivät ole peräkkäin, valitaan ne siten, että ensimmäisen halutun viestin kohdalla painetaan Ctrl -näppäin pohjaan, sen jälkeen se pohjassa liikutaan Nuoli näppäimillä seuraavan halutun viestin kohdalle ja painetaan sen kohdalla välilyöntiä. Tämä toistetaan niin kauan, kunnes viimeinen viesti on merkitty. HUOM! Pidä Ctrl -näppäin painettuna, kunnes kaikki halutut viestit on merkitty. Lopuksi paina haluamasi toiminnon pikanäppäintä.
Liitetiedoston avaaminen
Avaa ensin viesti, joka sisältää liitteen, jonka haluat avata. Kun viesti on auki paina Vaihto + Sarkainta kunnes kuulet liitetiedoston nimen ja montako liitettä viestissä on. Mikäli liitteitä on useampia voit selata niitä nuolinäppäimillä. Kun olet sen liitteen kohdalla, jonka haluat avata paina siinä Enter. Nyt asetuksista riippuen joko liite avautuu suoraan sen tiedostotyypin oletusohjelmaan tai tulee kysymys, jossa vaihtoehtoina on ”Avaa”, ”Tallenna nimellä” tai ”Peruuta”.Voit liikkua vaihtoehtojen välillä Nuolinäppäimillä (myös Sarkain toimii), kun olet avaa-painikkeen kohdalla paina Enter ja tiedosto avautuu.
Liitetiedoston tallentaminen
Avaa ensin viesti, joka sisältää liitteen, jonka haluat avata. Kun viesti on auki paina Vaihto + Sarkainta kunnes kuulet liitetiedoston nimen ja montako liitettä viestissä on. Mikäli liitteitä on useampia voit selata niitä nuolinäppäimillä. Kun olet sen liitteen kohdalla, jonka haluat tallentaa paina Sovellusnäppäintä, liiku Nuoli-näppäimillä kohtaan ”Tallenna nimellä” ja paina Enter. Nyt avautuu resurssienhallinnan tyyppinen ikkuna ja tulet tiedostonimi kenttään. Ehdottaa tiedostolle sitä nimeä millä se on liitteenä ja tallennuspaikaksi oletustallennuskansiota, joka yleensä on ”Tiedostot”. Mikäli nämä kelpaavat saat tiedoston tallennettua painamalla Enter.
Viestissä voi olla myös useita liitetiedostoja, voit tallentaa nämä yksi kerrallaan yllä olevan ohjeen mukaan tai kaikki kerralla. Siirry avoimessa viestissä liitetiedostojen luetteloon painamalla Vaihto + Sarkain. Paina seuraavaksi Vaihto + a valitaksesi kaikki liitteet, paina sitten Sovellusnäppäintä (tai Vaihto + F10), etsi avautuvasta valikosta Nuoli-näppäimillä ”Tallenna nimellä” ja paina Enter. Nyt avautuu tiedostonhallinnan tyyppinen ikkuna ja tulet kansion nimi” -kohtaan. Tässä kannattaa käydä valitsemassa mihin kansioon haluat liitteet tallentaa, paina kolme kertaa Vaihto + Sarkainta ja tulet ns. puunäkymään, josta löydät kaikki kansiot. Etsi haluamasi kansio ja paina sen kohdalla ”Enter”, siirry sitten Sarkaimella takaisin ”Kansionnimi” kenttään. Mikäli nyt siinä on haluamasi kansion nimi paina Enter ja liitteet tallentuvat kyseiseen kansioon.
Pikanäppäimiä
Tässä luettelo yleisimmistä Outlookin näppäinkomennoista. Komennoissa on käytetty näppäimen suomenkielistä nimitystä mikäli sellainen on yleisesti käytössä.
Tässä näppäinten englanninkieliset vastineet:
Vaihto = Shift
Sarkain = Tab eli TaBulator
Sovellusnäppäin = Applicationkey
Askelpalautin = Backspace
Luo uusi viesti = Ctrl + n
Vastaa viestiin = Ctrl + r
Vastaa kaikille = Ctrl + Vaihto + r
Lähetä viesti edelleen = Ctrl + f
Poista viesti = Ctrl + d (tai Del, joka toimii vain viestiluettelossa)
Poista viesti pysyvästi = vaihto + Del, toimii vain viestiluettelossa
Siirry saapuneet kansioon = Ctrl + Vaihto + i
Siirry edelliseen kansioon = Alt + Nuoli vasemmalle
Siirry seuraavaan kansioon = Alt + Nuoli oikealle
Lataa ohje alta: